Vinkit häiden tarjouspyyntöihin. Organisointifriikki osa 2

Ellei ole mielessä valmista luottovaihtoehtoa tai tutun tuttua, joutuu häitä järjestäessä monilta osin seulomaan omaan makuun ja budjettiin sopivia palveluntarjoajia mahdollisesti isostakin suosta. Siinä voi olla melkoinen rumba: tarjouspyyntöjen lähettelyä on tehty tähän asti ainakin juhlapaikan, cateringin, valokuvaajan ja bändin osalta. Lupasin kertoa millaisin menetelmin me handlasimme tämän homman - toki jollekin muulle aivan toinen tyyli voi olla sopivampi. 

Lyhykäisyydessään homma menee kutakuinkin näin:

1. Miettikää, mitä tietoja haluatte ja tarvitsette päätöksen tekemiseen (kuten hinta, mitä se sisältää, teidän erityistoiveenne...). Muotoilkaa niiden pohjalta viesti jonka voi kopioida eri palveluntarjoajille. Monilla on nettisivuillaan yhteydenottolomake, osalla sähköposti.

Vinkki: voi toki pyytää myös vapaamuotoista tarjouspyyntöä, mutta voit säästyä muutaman viestin lähettelyltä jos kysyt teille kriittiset tiedot heti alkuun kaikilta. Tällöin saat myös vertailukelpoisempaa infoa.

2. Tehkää taulukko, johon on koostettu kriittisimmät tiedot (alla esimerkki). Meillä tämä taulukot olivat Google drivessa, jonne molemmilla oli pääsy.

Klikkaamalla saa kuvan suuremmaksi.

3. Kartoittakaa potentiaaliset palveluntarjoajat. Googleta, kysy kaverilta, bongaa somesta... ja merkitkää olennaiset tiedot ylös. 
Vinkki: valokuvaajia tavoitti paljon kerralla liittymällä Facebookin Häät kuviksi -ryhmään.      Meinasi tosin tulla jo runsauden pula, eivätkä kaikki päässeet edes taulukkoon asti.

4. Seulonta. Mitkä ovat ehdottomat poissulkukriteerit? Hinta, sijainti, jne.? Vetäkää yli tai siirtäkää alemmas listassa. Poissulkemisen lisäksi valitkaa muutama suosikkinne, keitä lähestytte ensin.
Vinkki: ei kannata heti poistaa tietoja, sillä jos muut ei tärppää saatatte joutua palaamaan jo          karsittuihin.

5. Lähetelkää viestejä, päivittäkää tiedot taulukkoon ja käykää keskustelua. Joissain tapauksissa saatte ehkä monta yhtä hyvää tarjousta, jolloin päätös menee vahvasti fiilispohjalta. Joskus taas joutuu lähestymään useampaa tahoa ennen kuin edes joku täyttää kriteerit. Joka tapauksessa kutakuinkin tällä kaavalla on tähän mennessä onnistuttu metsästämään onnistuneesti.
Vinkki: meillä oli, kuten yllä näkyy, yhtenä sarakkeena ”status”, jotta pysyi kartalla minne                viestejä on jo lähtenyt. Lisäksi omia huomioita voi kirjoitella niin paljon kuin sielu sietää.

~Satu~

Lue myös:

Kuinka organisoida häät? Organisointifriikki osa 1